Hausmeisterkosten auf Mieter umlegen: Was ist umlagefähig?

Die Rechtsgrundlage

Mieter tragen Betriebskosten nur, wenn das vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB). Dafür genügt grundsätzlich ein Verweis im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung (BGH, Urteil vom 18.12.2019 – VIII ZR 62/19, Rn. 10). Die Hausmeisterkosten regelt § 2 Nr. 14 BetrKV:

„die Kosten für den Hauswart, hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft; soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden“

Verwaltungskosten und Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten sind schon nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten.

Welche Hausmeistertätigkeiten sind umlagefähig?

Nach dem Bundesgerichtshof zählen dazu zum einen bestimmte Wartungs-, Reinigungs- und Pflegetätigkeiten, zum anderen die typische Aufgabe, in den allgemein zugänglichen Räumen und Flächen für Sicherheit und Ordnung zu sorgen – also routinemäßige Kontrollen in bestimmten Abständen, ohne konkreten Anlass (VIII ZR 62/19, Rn. 18). Beispiele aus dem Urteil (Rn. 19):

• prüfen, dass Rettungs- und Fluchtwege frei sind und keine gefährlichen Gegenstände auf Gemeinschaftsflächen lagern,
• Außentüren, Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen, haustechnische Anlagen und Glasbereiche kontrollieren,
• Abflüsse im Keller und auf dem Grundstück freihalten, Frost- und Brandschutz im Blick behalten,
• Handwerker bei umlagefähigen Wartungs-, Reinigungs- oder Gartenarbeiten einweisen,
• die Einhaltung der Hausordnung überwachen – etwa Treppenhausreinigung, Winterdienst und Ruhezeiten.

Was ist nicht umlagefähig?

Alles, was Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betrifft. Dazu gehört nach dem BGH auch eine Notdienstpauschale an den Hausmeister: Die Entgegennahme von Störungsmeldungen und das Veranlassen von Reparaturen sind Verwaltungstätigkeiten, die Pauschale ist deshalb Verwaltungskosten des Vermieters (VIII ZR 62/19, Leitsatz und Rn. 20).

Doppelabrechnung vermeiden

Erledigt der Hausmeister selbst Arbeiten wie die Treppenhausreinigung (Nr. 9), die Gartenpflege (Nr. 10) oder die Straßenreinigung (Nr. 8), dürfen diese Arbeitsleistungen nicht zusätzlich unter der jeweiligen Kostenart abgerechnet werden (§ 2 Nr. 14 Halbsatz 2 BetrKV). Jede Leistung erscheint also genau einmal in der Abrechnung.

Wie muss die Abrechnung aufgeschlüsselt sein?

Macht der Hausmeister auch nicht umlagefähige Arbeiten, muss der Vermieter diese Anteile nachvollziehbar herausrechnen; die Darlegungs- und Beweislast liegt bei ihm. Ein pauschaler Abzug – im entschiedenen Fall 10 % – genügt nicht, wenn der Mieter ihn bestreitet. Entscheidend ist der tatsächliche Zeitaufwand für die einzelnen Arbeiten; die Leistungsbeschreibung im Hausmeistervertrag ist nur ein Indiz (BGH, Urteil vom 20.02.2008 – VIII ZR 27/07, Rn. 28 und 29).

Formell reicht es, in der Betriebskostenabrechnung die bereits um die nicht umlagefähigen Anteile bereinigten Gesamtkosten anzugeben; die Rechenschritte dorthin müssen nicht erläutert werden (BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15). Bestreitet der Mieter die Aufteilung, muss der Vermieter sie aber belegen können.

Wirtschaftlich bleiben

Bei der Abrechnung ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Behauptet ein Mieter, die Kosten seien unwirtschaftlich, muss er das darlegen und beweisen; der Hinweis auf überregionale Durchschnittswerte genügt dafür nicht (BGH, Urteil vom 06.07.2011 – VIII ZR 340/10).

Checkliste für Vermieter und Verwalter

1. Umlage der Hauswartkosten im Mietvertrag vereinbaren (Verweis auf die Betriebskostenverordnung).
2. Leistungen des Hausmeisters schriftlich beschreiben – getrennt nach umlagefähigen und nicht umlagefähigen Aufgaben.
3. Zeitaufwand nach Tätigkeiten festhalten, damit Verwaltungs- und Reparaturanteile belegbar herausgerechnet werden können.
4. Keine Leistung doppelt abrechnen (Hauswart und Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst).
5. Eine Notdienstpauschale an den Hausmeister als Verwaltungskosten behandeln (BGH VIII ZR 62/19).

Quellen

• § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV)
• § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV)
• § 556 BGB (Vereinbarungen über Betriebskosten)
• BGH, Urteil vom 18.12.2019 – VIII ZR 62/19 (Notdienstpauschale, Hauswartaufgaben)
• BGH, Urteil vom 20.02.2008 – VIII ZR 27/07 (Aufschlüsselung der Hauswartkosten)
• BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15 (bereinigte Gesamtkosten)
• BGH, Urteil vom 06.07.2011 – VIII ZR 340/10 (Wirtschaftlichkeitsgebot)

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand der Prüfung: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Vorschriften.